Mailprogramm aus: Kommunizieren Sie selbstbestimmt

Wenn wir in einer Arbeitsphase unterbrochen werden, setzt das unser Gehirn unter Stress. Wir sind schneller erschöpft und deshalb weniger produktiv. "Vermeiden Sie Unterbrechungen oder verschieben Sie deren Erledigung auf später", rät die Arbeitspsychologin Anja Baethge von der Universität Mainz. Doch die Ablenkung durch neue Kommunikationstechnologien wächst. Baethge sieht das kritisch: "Niemand muss sich von eingehenden E-Mails, Klingeltönen oder optischen Signalen unterbrechen lassen." Es sei sinnvoll, entsprechende Benachrichtigungen auf Handy und Computer abzustellen, denn die wenigsten Menschen können ihnen widerstehen. Zudem empfiehlt sie, E-Mails nur in selbst bestimmten, größeren Zeitintervallen zu lesen oder gar deren Abholfrequenz vom Server auf einen längeren Zeitraum einzustellen. "So gewinnen Sie wertvolle Zeit für konzentriertes Arbeiten." Auch der Ulmer Psychologe Christian Montag rät, Mails nicht zu oft zu checken: "Dazwischen: Postfach zu und in einen produktiven Arbeitsflow kommen." Denn der entwickelt sich nur, wenn wir Ruhe haben und Raum und Zeit um uns herum vergessen können.

Aus dem Fenster schauen: Bieten Sie Ihrem Gehirn Abwechslung

Lesen auf dem Rechner im Büro und dem Tablet-PC auf dem Sofa beansprucht die gleichen Hirnregionen, sagt Annette Hoppe, Leiterin des Lehrgebiets Arbeitswissenschaften an der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus. Deshalb hat das Gehirn des modernen Menschen häufig keine Zeit mehr, sich von der Belastung zu erholen. Hoppe rät deshalb dringend dazu, diese Belastungen im Arbeitsalltag zu wechseln: Im Büro alle zwei bis drei Stunden aufstehen, etwas trinken, aus dem Fenster sehen, weg vom Bildschirm. "Unser Auge ist nicht dafür gemacht, mehrere Stunden diesen Fokus zu halten."

Auch wenn wir mit neuen Technologien effizienter arbeiten können, dürfen wir das nicht ohne Pause tun. Sie rät gestressten Managern, abgesagte Termine nicht neu zu belegen: "Das ist Ihre geschenkte Zeit, erholen Sie sich ganz ohne schlechtes Gewissen!" Auch Christian Montag empfiehlt solche Tricks, um uns und unser Leistungsdenken zu überlisten: Zugfahrten beispielsweise nutzen, um in die Landschaft zu gucken anstatt aufs Smartphone: "Wir brauchen wieder Zeitfenster, in denen wir nichts machen."

Schwung aus der Kommunikation nehmen: Seien Sie nicht länger der Sklave Ihres Posteingangs

Die Vorstellung, dass man auf E-Mails möglichst schnell antworten sollte, ist weit verbreitet. Viele Mailkonversationen gleichen heutzutage einem Chat: Der eine stellt eine Frage, der andere antwortet sofort, schon kommt die nächste Frage. Häufig ist es dann einfacher, einen kurzen Telefontermin zu vereinbaren, rät Felix Freiling, Informatikprofessor der Universität Erlangen-Nürnberg: "Das frisst weniger Arbeitszeit, als zehnmal hin- und herzumailen." Hilfreich ist es auch, den Schwung aus der Kommunikation zu nehmen, indem man nicht sofort antwortet. Der Stuttgarter Informatiker Niels Henze rät in solchen Fällen, die Antwort erst nach einiger Zeit abzuschicken. Obendrein erledigen sich manche Dinge in dieser Zeit von selbst, so dass man wieder wertvolle Arbeitszeit gewinnt. Ähnlich verfährt er mit E-Mails am Wochenende: "Viele Wissenschaftler arbeiten am Wochenende", sagt er. Dennoch verschickt er seine E-Mails erst Montag früh, um den Adressaten keinen Druck zu machen.

Flexibles Arbeiten erfordert neue Regeln: Entwerfen Sie Ihre eigene Kommunikations-Policy

Technikstressexpertin Annette Hoppe berät Firmen zum Thema Stressvermeidung und stellte fest, dass die flexiblen Möglichkeiten der modernen Arbeit häufig die Kommunikation erschweren: Zwei Kollegen arbeiten beispielsweise auswärts und telefonieren hintereinander her, erreichen sich aber wechselseitig nicht. Beide haben dieses unerledigte Gespräch im Kopf, was ihr Gehirn belastet und von der Arbeit ablenkt. Sie rät in solchen Situation zu Kommunikationsregeln. "Es gibt eine einfache Regel", sagt Hoppe: "Der Aktive bleibt aktiv." Der andere muss sich mit dem Anruf nicht befassen.

Ähnlich handhabt es der Informatiker Felix Freiling mit seinen Mails: "Man kann heutzutage nicht mehr alle Mails beantworten", sagt er. Deshalb rät er dazu, deren Funktion neu zu definieren – nämlich eher wie einen Anruf auf ein Telefon ohne Mailbox;– und dies transparent zu machen. Wer es nicht schafft zu antworten, muss diese unerledigten E-Mails nicht als Stressfaktor im Arbeitsalltag mit sich führen. Freiling macht seine E-Mail-Policy auf seiner Homepage publik. Sollte jemand innerhalb von vier Tagen keine Antwort bekommen, muss er es erneut versuchen. Oder einen Brief schicken -– das sortiert automatisch Wichtiges von Unwichtigem. Noch konsequenter ist eine automatische Antwort, die den Absender über die Vorgehensweise informiert.

Einfach mal abschalten: Verbannen Sie das Smartphone aus dem Schlafzimmer

Nicht zuletzt braucht unser Gehirn auch nach Arbeitsschluss Kommunikationspausen, sagt Christian Montag: "Sonst ist der Akku irgendwann leer." Aber sei es die Wartezeit an der Ampel oder der Feierabend auf dem Sofa: Wir füllen Pausen meist mit dem Griff zu Smartphone oder Tablet-Computer. Da es den meisten Menschen schwerfällt, Benachrichtigungen über neue Mails zu ignorieren, rät Montag dazu, das Smartphone auch mal abzuschalten und beispielsweise das Schlafzimmer zur smartphonefreien Zone zu erklären. Denn wer das Smartphone als Wecker nutzt, schaut in der Regel direkt vor dem Schlafengehen und direkt nach dem Aufstehen in sein Mailpostfach und in soziale Netzwerke. Wer vor dem Aufstehen schon die Mails seines Chefs liest, verliert nicht nur private Zeit: "Wir starten in den Tag mit einer kognitiven Überlastung und sind ab der ersten Minute total eingespannt", warnt Montag. Deshalb rät er, wieder klassische Wecker und Armbanduhren zu benutzen. Viele Menschen lassen sich nämlich nach seiner Beobachtung beim Ablesen der Uhrzeit auf dem Smartphone von den Symbolen für neue Mails, Facebook-Posts und Co in den Bann ziehen – auch wenn sie eigentlich überhaupt keine Zeit dafür haben.